Vnitřní oznamovací systém / efektivní ticket systém pro whistleblowing: anonymní oznamování a následný management
Dne 16. prosince 2019 vstoupila v platnost směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, jež oznamují porušení práva Unie (směrnice o whistleblowingu). Od 17. prosince 2021 tak instituce členských zemí EU přímo zřizované státem / veřejnoprávní instituce měly povinnost vést oznamovací kanály, které zaměstnanci, dodavatelé, klienti či kandidáti o práci mohou bezpečně využít k oznámení protiprávního jednání. I proto se mu v ČR říká vnitřní oznamovací systém (VOS). Přestože návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který by působení whistleblowing směrnice rozšířil i na soukromý sektor, nebyl v té době Poslaneckou sněmovnou schválen, zaváděla řada velkých českých firem whistleblowingové kanály už dříve.
Směrnice byla transponována do českého právního řádu až nyní – dne 1. srpna 2023 nabyly účinnosti zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů a zákon č. 172/2023 Sb., jímž se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o ochraně oznamovatelů.
Pokud tuto problematiku znáte a chcete rovnou naše webové řešení, klikněte na: Whistleblowing systém od společnosti Agionet.
Co je whistleblowing?
Označení pro případy (z angličtiny doslova hvízdání na píšťalku), kdy pracovník upozorní příslušný orgán na protiprávní jednání v určitých oblastech, o němž se dozví v souvislosti se svou prací a které je proti veřejnému zájmu, přičemž upozorňovatel jedná v dobré víře a nesleduje vlastní prospěch.
Na koho se povinnost vztahuje?
Zavést vnitřní oznamovací systém jsou povinni:
- veřejní zadavatelé, s výjimkou obcí s méně než 10 000 obyvateli
- zaměstnavatelé s více než 249 zaměstnanci
- soukromoprávní subjekty zaměstnávající nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců do 15. prosince 2023
- orgány veřejné moci vykonávající působnost v oblasti správy daně z příjmů právnických osob nebo správy odvodu za porušení rozpočtové kázně, civilního letectví, námořní dopravy, odvětví ropy a zemního plynu v pobřežním moři
- provozovatelé vybraných obchodních aktivit (např. poskytovatelé a zprostředkovatelé spotřebitelských úvěrů, investiční společnosti a fondy, zprostředkovatelé pojištění a zajištění, pojišťovny a zajišťovny)
Jaké povinnosti vznikly zaměstnavatelům?
Pro povinné subjekty to znamená zajistit:
- určení příslušné osoby odpovědné za příjem a řešení oznámení, jíž může být jen fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná
- možnost podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně (zvuková nahrávka či záznam věrně zachycující podstatu ústního oznámení) nebo na žádost oznamovatele osobně
- uveřejnění informací způsobem umožňujícím dálkový přístup, a to:
- o způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu
- označení příslušné osoby, její telefonní číslo a adresa elektronické pošty či jiná adresa pro doručování
- zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro něj nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost
- poučení příslušné osoby o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají z tohoto zákona (sepsání záznamu)
- možnost seznamovat se s podanými oznámeními pouze příslušné osobě a dodržení zákazu poskytnout údaje
- posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou
- vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení
- přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení
- vedení evidence a uchovávání oznámení po dobu 5 let ode dne jeho přijetí v elektronické podobě a rozsahu:
- datum přijetí oznámení
- jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li příslušné osobě tyto údaje známy
- shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li příslušné osobě její totožnost známa
- datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou nebo pověřeným zaměstnancem a jejich výsledek
Whistleblowing systém od společnosti Agionet
Naše komplexní webové řešení vnitřního oznamovacího systému jsme postavili na oblíbeném CMS Joomla! pomocí rozšiřující komponenty HelpDesk Pro a v ní několik kategorií, možnost zadání ticketu, ale i zobrazení knowleadge base, předdefinované odpovědi atd.
Cena našeho řešení pro whistleblowing startuje na 19 500 Kč, ale záleží na vás, jaké požadavky budete mít na případné dodělávky a rozšíření. Je toho mnoho, co vám můžeme do systému dodělat/přidat. Také grafické pojetí umíme přizpůsobit vašemu stylu (corporate designu) či aktuální podobě vašich webstránek. Navíc je možná integrace našeho systému do vašeho webu přes tzv. iframe… další možnosti grafických úprav a nabízených služeb.
Potřebujete-li vyřešit povinnosti plynoucí z nastalé legislativní úpravy whistleblowingu, kontaktujte nás a my pro vás nastavíme náš systém nebo naprogramujeme elektronický systém na míru tak, aby vyhovoval vašim požadavkům a splňoval povinnosti dané zákonem o ochraně oznamovatelů (whistleblowing zákonem) a doprovodným změnovým zákonem.